Ilmu kearsipan
sebenarnya merupakan bagian dari ilmu dokumentasi. Arti dari dokumentasi adalah
mengumpulkan, mengklasifikasikan, dan menyebarluaskan macam-macam dokumen dalam
bidang keaktifan manusia (humanity). Ilmu dokumentasi ada kaitannya dengan informasi. Informasi adalah
pengetahuan milik bersama yang dikomunikasikan. Pada dasarnya dokumentasi
memuat suatu informasi yang mengandung sebuah pengatahuan. Ilmu dokumentasi
meliputi ilmu perpustakaan, ilmu kearsipan, dan museum. Masing-masing bagian
mendokumentasikan informasi dengan berbagai cara sesuai dengan karakteristik
ilmu masing-masing.
Ilmu Perpustakaan mendokumentasikan
buku/literatur yang bersifat terbuka dan dapat diakses oleh publik. Tempat
menyimpan bermcam jenis buku atau literatur adalah perpustakaan. Museum adalah
tempat menyimpan dokumen korporil (artefak/benda yang berbentuk 3 dimensi).
Museum juga memiliki sifat terbuka yaitu dapat diakses oleh publik. Sedangkan
arsip adalah dokumen privat yang sifatnya tertutup dan tidak semua orang dapat
mengaksesnya.
Ilmu kearsipan dan perpustakaan memiliki
berbagai kemiripan dan terkesan sulit untuk membedakannya. Namun ada beberapa
perbedaan yang mendasar diantaranya adalah fungsi, sifat koleksi, cara penciptaanya,
dan prinsip pengelolaannya.
1.
Cara Penciptaannya
Cara penciptaan arsip dan bahan pustaka berbeda.
Arsip tercipta seiring berjalannya aktifitas organisasi dalam melaksanakan
tugas dan fungsnya. Sedangkan
perpustakaan diciptakan dengan sengaja dimana literature sengaja dibuat untuk
diciptakan
2. Sifat
Arsip mempunyai sifat yang otentik atau cuma ada
sekali dan tidak dapat diciptakan untuk kedua kalinya. Sedangkan karya pustaka
dapat dicetak berungkali oleh percetakan sesuai dengan kebuthan.
3. Fungsi
Fungsi arsip pada dasarnya digunakan untuk membantu
proses kegiatan organisasi dalam menalankan tugas dan fungsinya. Pada dasarnya
hanya berguna untuk penciptanya saja. Sedangkan karya pustaka berfungsi/berguna
untuk semua orang berkaitan dengan informasi atau pengetahuan didalamnya.
4. Cara
pengolahan
Cara pengolahan yang digunakan untuk menyimpan
arsip lebih banyak karenaarsip rentan rusak. Biasanya digunakan map/folder
dalam penyimpanannya. Sedangkan buku cukup disimpan pada rak karena sudah ada
sampul buku yang berfungsi untuk melindungi karya pustaka tersebut.
Untuk cara pengolahan, arsip membutuhkan perawatan yang lebih kompleks
dari pada karya pustaka. Selain disebabkan karena hal diatas hal lain yng mempengaruhi
adalah otentifikasi. Karena arsip hanya tercipta sekali wajar bila arsip
membutuhkan perawatan yang lebih kompleks. Berbeda halnya dengan karya pustaka
yang dapat dicetak berulangkali.
